Les outils collaboratifs : c'est mieux avec une formation

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Sep 22

un couteau suisse sur fond de feuilles d'automne

Les outils collaboratifs : c’est mieux avec une formation

Dans cette ère post-confinement, ils se taillent la part du lion. Les outils collaboratifs sont devenus indispensables en entreprise. MEDIAMED vous aide à être efficace grâce à eux.

Des outils multi-fonctions

Voici deux faits qui font réfléchir : aujourd’hui, les mails grignotent le temps professionnel. Si vous ajoutez à cela le fait qu’un mail représente 4 g d’équivalent CO2 et que 65 mails émettent autant qu’un kilomètre en voiture, vous avez compris pourquoi on fait tout pour les limiter…

Multitâches, les outils collaboratifs permettent non seulement de dialoguer mais aussi de partager des fichiers, d’échanger des savoir-faire ou encore de faciliter les échanges, en interne entre les salariés, ou à l’externe avec des prestataires.

Pour réussir le déploiement d’un tel outil dans l’entreprise, il faut bien le choisir et ensuite former ses employés à son utilisation.

Quels sont vos besoins ?

Vous voulez échanger de façon plus efficace : plus besoin d’e-mail ou d’organiser des réunions pour se tenir au courant grâce aux outils de gestion de projets.
Vous voulez partager des documents : les fichiers en ligne sont accessibles par tous les collaborateurs, partout et à chaque instant. Il est possible de gérer les droits accordés au partage de fichier et de les supprimer quand le travail est fini.
Vous voulez croiser les points de vue : plusieurs collaborateurs de services différents peuvent laisser leurs commentaires pour une expertise transversale.

Pour que ça marche, il est capital d’impliquer les collaborateurs dans le choix du logiciel ou de l’application pour préparer votre transition.

Les best-sellers des outils collaboratifs

Pour choisir votre environnement collaboratif, vous avez deux solutions.
Vous optez pour des applications diversifiées et complémentaires OU vous choisissez un outil tout-en-un.

Dans le premier cas, vous pouvez associer Zoom en version professionnelle et Workspace, la Suite de Google.
Vous pouvez aussi choisir un logiciel de gestion de projets comme Jira.
Vous pouvez également opter pour des messageries instantanées type Slack ou des serveurs comme Discord.

Très souvent, les entreprises apprécient Office 365 car c’est très complet.

Le nouvel univers de Microsoft permet le partage, la visio, la création de documents et la gestion de projet.
Microsoft 365 nécessite un abonnement puis vous donne ensuite accès à des logiciels de la Suite Office : Word, Excel, Powerpoint.
Vous avez également la messagerie Outlook.
Vous pouvez consigner des infos dans OneNote.
Ajoutez à cela le fameux Teams qui vous permet de lancer une visio, OneDrive pour stocker vos dossiers et SharePoint pour partager des documents.

Les formations sont essentielles pour préparer la mise en place réussie d’un outil collaboratif.
Si l’outil arrive dans votre entreprise sans que son usage ne soit préparé, cela devient une source de stress et un achat inutile.
MEDIAMED vous accompagne dans cette transition avec des formations bureautiques, notamment consacrées à Office 365.